Donc, je courre. Toujours pour le festival. Hier, rendez vous avec le coordinateur associatif de Périgueux. Deuxiéme rendez vous. Comme un crétin, j'oublie le plus important: mon prévisionnel. Il me donne des conseils pour l'équilibrer. De retour chez moi après la pizz, je me mets à fond dessus. 30%. Le total des subventions demandées doit égaler 30% du coût de votre festival (sans l'estimation des bénévoles et de tout le matos). Un vrai casse-tête.
Un des gros postes de dépenses dans un budget de festival, ce sont les bénévoles. Les bénévoles viennent gratuitement. Le moindre des choses est de leur fournir le repas. Il faut aussi leur fournir des boissons/ encas durant la journée. Si on compte un pack à 30 € pour le week-end par bénévole et 10 € de boissons pour chaque jour, un bénévole présent les deux jours, c'est 50€ le week-end pour l'organisation. Multipliez par 50 bénévoles, cela fait une somme sympa. Je dis 50 mais hier, j'avais prévu 80 bénévoles. Du coup, mon ratio dépenses/ rentrée s'envolait au delà du seuil fatidique. Du coup, j'ai coupé dans le gras. Les seuls bénévoles pris en charge, seront ceux qui sont sur des évènements publics. Tous ceux qui sont sur des tournois/ convention, leurs assos se démerderont. Elles auront leur buvette individuelle... Donc ...
J'ai pris rendez vous avec une asso de poker et de jeux vidéos de Périgueux pour leur faire visiter le lieu. Pour le poker, pour qu'ils puissent y organiser un tournoi. Pour les jeux vidéos, au niveau du gymnase avec toutes les activités. Ce matin, je reçois un coup de fil de la personne de la CAF qui m'avait reçu pour que je lui présente mon projet. Elle me donne le nom d'une autre asso de jeux vidéo et m'enjoins à joindre le plus vite un directeur de centre social. J'ai quatre centre sociaux à contacter. Le but, c'est qu'ils amènent des familles avec leurs bus ou mini-bus. L'avantage pour eux, c'est que cela leur fait des activités. Pour moi, des entrées.
L'entrée va être à 1€ mais chaque personne venant au festival recevra un dé spécialement créé pour l'occasion. Un éditeur de Limoges que j'avais contacté hier, me disait que le jeu de société ne marche que quand il est gratuit. Je prends le risque à 1€. Je tiens à l'idée du dé car c'est un bon moyen pour que les gens se souviennent de vous. Aprés le festival, il ont le dé et se rappellent de l'évènement. Une sorte de pub mémorielle. Un dé en grosses quantité coûte moins qu' 1€ toutefois, ce qu'on gagne est minime quand on rapporte les gains au budget du prévisionnel.
Sur un prévisionnel, pour se rapprocher du seuil des 30%, une astuce consiste à restituer des coûts identiques sur les entrées et les sorties. Un exemple: j'estime avoir 100 joueurs qui vont dormir sur le week-end. La nuit est à 15€. Cette somme est fixée par le lycée sur lequel tout va se dérouler. Dans mon budget, je signale en ces 3000€ en dépenses et je les reproduis en recettes. Là où j'y gagne, c'est sur la somme de mon festival. Il coûte cher. Dés lors, il est gros et plus intéressant niveau subventions.Et puis cela montre que vous vous bougez plus pour avoir des rentrées.
Cet aprés- midi, j'ai eu une satisfaction. Un rendez vous avec un conseiller municipal. Quand ce dernier vous dit que le dossier est bien monté, qu'il trouve qu'il y a un gros travail en amont et vous dit qu'il y a de fortes chances pour lui qu'il y ai plus que les 400 malheureuses entrées que vous prévoyez, ça fait plaisir. Quand il vous invite à poser vite une demande de subvention à la mairie car ces dernières seront vite clôturées, cela fait encore plus plaisir.
Entre la pizzeria et l'organisation du festival, mes journées sont plus que remplies. Vivement Février que les demandes de subventions soient passées. Quoiqu'en Février, au niveau de la pizzeria, je vais avoir la TVA à reverser et mes charges sociales qui tombent avec ma trésorerie en ce moment au plus bas. Merde, je ne vais pas m'en sortir.
Kim